”Jag hör vad du säger, men jag har glömt vad du sa. Vem var det som sa det? Var det du eller jag?”, så sjunger Danny Saucedo i en låt. Och precis så kan det vara ibland. Att den som pratar använder så många ord att du glömmer bort vad hen sa. Eller att det är för många som talar i munnen på varandra så att det inte går att höra vad någon säger. Detta kan leda till kommunikationsproblem på arbetsplatser. Både medarbetare och chefer kommer då att missa viktiga saker, det blir svårare att samarbeta och sammanhållningen blir sämre. Det får förstås negativa konsekvenser för både enskilda personer och för hela organisationen.
Vi har listat fem saker som kan leda till kommunikationsproblem på arbetsplatser.
- Envägskommunikation.
Information ska ut, ut med den bara! Det är livsfarligt att tänka så. För information ska inte bara gå ut, den behöver gå in hos människor om den ska fastna och resonera. Envägskommunikation kan behövas ibland på arbetsplatser MEN det får inte vara det enda sättet som ni kommunicerar på. Alla människor tar till sig information på olika sätt. Därför är det viktigt att hitta flera sätt att kommunicera, ge möjlighet till dialog och använda flera olika kanaler.
Med envägskommunikation finns dessutom inget sätt att följa upp om mottagaren har förstått.
- Människor pratar om varandra istället för med varandra
Något som kan förekomma på arbetsplatser är att kollegor pratar OM någon istället för att prata MED denne. Vid irritation eller problem är det bästa att vända sig direkt till den som det berör istället för att gå till en annan kollega och prata negativt om personen.
Det är farligt om en arbetsplats har en kultur av att sopa saker under mattan istället för att lyfta upp och prata om dem. Det är beteenden som kan leda till konflikter, mobbing och samarbetssvårigheter. Snacka om kommunikationsproblem.
- Tyst eller oregelbunden kommunikation
Ett annat problem är när det är tyst eller information kommer oregelbundet. När ingen kommunikation sker börjar medarbetarna fundera. De pratar med varandra och risken för att det uppstår felaktiga uppfattningar och ryktesspridning är stor. Detta skapar en osäkerhet och en misstro mot ledningen kan uppstå.
Med regelbunden kommunikation, där du berättar vad du vet även om du kanske egentligen inte vet så mycket, kan du bygga tillit och trygghet. Medarbetarna känner sig trygga i att de får veta vad som händer och att ledningen inte döljer något. Då finns det färre anledningar att misstänka saker och börja spekulera.
- Ineffektiva möten
Att ha möten bara för att ha ett möte skapar ofta irritation. Medarbetarna känner sig stressade över att de har viktigare saker att göra. Det samma gäller om mötena är onödigt långa och hela gruppen blir involverade i diskussioner som inte är relevanta för alla. Därför är det viktigt att se över mötesstrukturen och tänka igenom vilka som bör delta vid vissa möten, hur ofta det är rimligt att ha möten och att genomföra mötena på ett effektivt och kärnfullt sätt.
Hit hör också sammanfattning och protokoll. Se till att det blir tydligt vem som ska göra vad efter mötet och att detta alltid skrivs ned och sparas så att alla kan komma åt informationen. På det viset förebygger ni kommunikationsproblem på arbetsplatsen.
- Avsaknad av feedback-kultur
Att våga ge varandra feedback är viktigt för att utvecklas. Det gör det lättare att lära av misstag och att också förbättra sina styrkor. Och det är en träningssak att ge feedback. Genom att träna på att ge, får du också träna på att få. Det blir en win/win. I ett av våra tidigare blogginlägg kan du läsa om lärande kultur.
Så löser du kommunikationsproblem på arbetsplatsen
Ja, nu undrar du kanske hur du ska göra för att undvika kommunikationsproblem, utöver de saker vi redan nämnt. Här kommer några tips.
- Bygg relationer - var noga med att ta pauser, var nyfiken på varandra ,rotera i arbetsgrupper så att alla får arbeta med olika kollegor och kan utvecklas så mycket som möjligt.
- Prata och lyssna – Börja prata om det som händer och gör det med värme! Snälltolka, var medmänsklig och försök sätta dig in i andras situation och perspektiv. Det är viktigt att reflektera och tänka utanför dig själv. Frågor som kan vara bra att ställa sig är exempelvis "Var kollegan trött, hade hen blivit utsatt för något negativt som påverkade vad hen sa"?
- Om du är chef, var närvarande och följ upp hur medarbetarna mår och hur de upplever sin arbetssituation.
- Träna på att kommunicera. Även om du tycker att du är tydlig så kanske inte din omgivning tycker det. Vi har ju alla olika referensramar och erfarenheter som färgar oss. Genom att träna på sin kommunikation så blir du bättre på att nå ut med ditt budskap så att det går in i hos dem som lyssnar. Du ska alltså träna för andra skull, så att de bättre kan ta emot det du säger.
Upplever du kommunikationsproblem på din arbetsplats? Oroa dig inte! Det finns mycket ni kan göra för att komma med rätsida på detta. Hör av dig, låt oss lyssna så kan vi föreslå vad som skulle passa för er! 😊 Och läs om hur vi kan hjälpa er med era kommunikationsproblem.
